Evenement organiseren

Wil jij weten of je een evenementenvergunning nodig hebt? Of dat een melding volstaat? Dit kan je snel zien op deze infographic 'Evenementen' (pdf, 564 kb) .

Evenementenvergunning 

Voor de organisatie van een evenement heeft u een evenementenvergunning nodig.

Een evenementenvergunning moet minstens 12 weken vóór aanvang van het evenement bij de gemeente zijn aangevraagd. De gemeente toetst de aanvraag onder andere aan het evenementenbeleid.
Vraagt u uw vergunning niet tijdig aan, dan kan de gemeente besluiten uw aanvraag niet in behandeling te nemen. U krijgt in dat geval ook geen vergunning.

In sommige gevallen kunt u volstaan met een melding of bestaat de mogelijkheid om een evenementenvergunning voor 3 jaar aan te vragen. Hieronder leest u meer over een melding en een meerjarige evenementenvergunning.
 

Meerjarige evenementenvergunning

Als u een evenement organiseert waarvoor een evenementenvergunning is vereist bestaat voor u de mogelijkheid om een vergunning voor maximaal 3 jaar aan te vragen als u aan de onderstaande criteria voldoet. Het voordeel is dat u minder leges betaalt en twee jaren geen evenementenvergunning hoeft aan te vragen. De leges moeten wel voor 3 jaar vooruit worden betaald.

Ieder jaar voor 1 januari dient u de datum van uw evenement door te geven en jaarlijks 16 weken voor het plaatsvinden van het evenement een verklaring in te vullen dat uw evenement ongewijzigd is t.o.v. het jaar waarin de vergunning is verleend.

Als u aan de onder vermelde criteria voldoet kunt u, als u dit wilt, een evenementenvergunning voor 3 jaren aan vragen:

1. de aanvraag om een evenementenvergunning dient minimaal 12 weken voorafgaande aan het evenement compleet met alle gevraagde bijlagen te zijn ingediend;
2. het moet gaan om een A- of B-evenement;
3. het betreft geen evenement dat tot hoofddoelstelling heeft een feest met alcoholhoudende dranken, gericht op de doelgroep in de leeftijd van 18 jaar t/m 24 jaar waarbij alcoholhoudende dranken worden geschonken;
4. het betreft geen wedstrijd met gemotoriseerde voertuigen;
5. het betreft geen kermis, carnavalsoptocht of circus;
6. het evenement is in de 2 voorgaande jaren van de aanvraag al minimaal 2 keer op dezelfde locatie en op dezelfde wijze als in de huidige aanvraag aangegeven georganiseerd;
7. in de twee voorgaande jaren aan de aanvraag voor een meerjarige evenementenvergunning zijn er geen zwaarwegende klachten van derden of negatieve rapportages van de hulpdiensten, gemeentelijke toezichthouders of bijzondere opsporingsambtenaren ontvangen. Er heeft bij de twee voorgaande edities geen verstoring van de openbare orde en veiligheid plaatsgevonden.
8. het evenement vindt ieder jaar op dezelfde locatie plaats en heeft ieder jaar een exact identiek karakter, opzet, programmering, met dezelfde begin- en eindtijden, doelgroep, bezoekersaantallen, muzieksoort, duur van het evenement en wordt door dezelfde organisator georganiseerd. Als het evenement bestaat uit meerdere activiteiten op verschillende plaatsen in een bepaalde periode (bijv. een feestweek) is er sprake van vaste locaties, activiteiten en begin- en eindtijden per activiteit door de periode van aanvraag;

Wilt u een meerjarige evenementenvergunning aanvragen dan kunt u dat aangeven in het aanvraagformulier voor een evenementenvergunnning.
 

Melding

U hoeft niet voor elk evenement een vergunning aan te vragen. Gaan de volgende stellingen over uw evenement? Dan meldt u uw evenement aan bij de gemeente. Dit doet u door het formulier 'Melding vergunningsvrij evenement (docx, 83 kb) ' in te dienen via gemeente@zundert.nl of per post te versturen naar de burgemeester van de gemeente Zundert, Postbus 10.001, 4880 GA Zundert.

• Er komen minder dan 200 personen tegelijk naar uw evenement;
• Het evenement vindt plaats tussen 09.00 uur en maximaal 01.00 uur van vrijdag op zaterdag en van zaterdag op zondag. Of wanneer de andere dag een officiële feestdag is. Op andere dagen duurt het evenement tot maximaal 0.00 uur;
• Tussen 07.00 en 00.30 uur mag u geluid laten horen. Het gaat om de dagen: van vrijdag op zaterdag en van zaterdag op zondag. Of wanneer de andere dag een officiële feestdag is. Op andere dagen is dit maximaal 23.30 uur;
• Het evenement blijft binnen het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(c) op de gevels van omringende woningen;
• Het evenement hindert de reddingswerkers niet. Dit voorkomt u door:
  - een vrije doorgangsruimte aan te houden van 3,50 meter breed en 4,20 meter hoog;
  - de locaties van brandkranen vrij te houden;
  - ontsluitingswegen open te houden en geen andere hindernissen voor het verkeer te vormen;
• Kleine objecten met een oppervlakte van minder dan 50 m2 per object, kunnen geplaatst worden. Denkt u hierbij aan een (party)tent en dergelijke. In deze objecten zijn minder dan 50 personen tegelijk aanwezig;
• Het evenement heeft een organisator;
• Let op: Voor wedstrijden met gemotoriseerde voertuigen, is altijd een evenementenvergunning vereist. Vechtsportwedstrijden en daarmee vergelijkbare activiteiten zijn niet toegestaan.

Voor het tegen betaling schenken van zwak-alcoholhoudende drank tijdens een evenement dient u het Aanvraagformulier ontheffing art.35 van de Alcoholwet (odt, 51 kb)  in te dienen.

Evenementenvergunning

Het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning dient u uiterlijk 12 weken voor de aanvang van het evenement voorzien van alle gevraagde bijlagen in te dienen. Deze termijn is nodig omdat veiligheid bij evenementen voorop staat. Uw aanvraag wordt namelijk niet alleen beoordeeld door diverse medewerkers van de gemeente (toetsing aan evenementenbeleid, verkeer, constructie etc.) maar ook door hulpdiensten zoals politie, brandweer en GHOR.

Om te waarborgen dat iedereen uw aanvraag goed kan beoordelen is het nodig om deze tijdig en volledig in te dienen. Anders loopt uw aanvraag mogelijk vertraging op. In het kader van de veiligheid zou dit er in het uiterste geval toe kunnen leiden dat we als gemeente helaas moeten overgaan tot het niet verlenen van de vergunning. Daarom het dringende verzoek om uw aanvraag tijdig en volledig in te dienen.
 

Melding

Als er voor uw evenement geen vergunning is vereist en u kunt volstaan met een melding dient u de melding minimaal 3 weken voor het plaatsvinden van het evenement in te dienen. Liever nog hebben wij dat uw melding eerder wordt ingediend , mocht namelijk blijken dat voor uw evenement toch een vergunning is dan heeft u nog tijd om deze aan te vragen.

Naast de toetsing aan veiligheidsaspecten zal uw aanvraag/melding ook getoetst worden aan het evenementenbeleid waarin o.a. geregeld is hoeveel evenementen er op een bepaalde locatie mogen plaatsvinden. 
 

Verkeersregelaars

Als u verkeersregelaars in zet bij uw evenement, ongeacht of u hiervoor een vergunning aanvraagt of een melding doet, dienen deze verkeersregelaars een e-learning te hebben gevolgd via de website van Verkeersregelaarsexamen. Daarnaast dient u minimaal 3 weken voorafgaande aan het evenement een lijst te overleggen met daarin de verkeersregelaars vermeld (voorletters, achternaam, geboortedatum en datum e-learning en via welke organisatie gevolgd).

Deze lijst dient via de website van Verkeersregelaarsexamen te zijn samengesteld. U kunt dit als volgt doen:

Vraag de personen die bij uw evenement als verkeersregelaar willen optreden om hun e-mailadressen. Maak een evenement aan onder het tabblad Algemeen via de optie ‘aanmaken evenement’. Als uw evenement via deze site wordt goedgekeurd door de gemeente krijgt u automatisch een e-mailbericht. Via de link in dit bericht kunt u de verkeersregelaars uitnodigen en de code doorgeven die staat vermeld. De verkeersregelaars dienen deze code te verzilveren (onder Algemene taken) ook al hebben zij eerder de e-learning gevolgd. De personen die nog niet eerder de e-learning hebben gevolgd kunnen de e-learning volgen. De personen die nog over een geldige aanstellingsbesluit/pasje beschikken krijgen na het verzilveren de melding ‘geslaagd’ en hoeven verder niets te doen.

Als alle personen hun code hebben verzilverd en/of de e-learning hebben gevolgd kunt u via evenementenrapportage de lijst downloaden en naar de gemeente versturen. Komt u er niet aan uit dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van de site.

De lijst met de gegevens van de verkeersregelaars kunt u per post sturen naar gemeente Zundert, Postbus 10.001 4880 GA Zundert of per mail naar gemeente@zundert.nl. 

Tijdens het regelen van het verkeer dienen de verkeersregelaars de speciale verkeersregelaarshes te dragen en te voldoen aan de eisen uit de Regeling verkeersregelaars 2009. 

Met de aanvraag van een evenementenvergunning (docx, 732 kb)  zijn legeskosten gemoeid. De hoogte is afhankelijk van onder meer de grootte van het evenement.
De legeskosten kunt u vinden in de legesverordening.

1. Reclameborden

U kunt in onze gemeente zonder vergunning reclameborden plaatsen als u voldoet aan de criteria vermeld in de "Nadere regels plaatsing reclameobjecten, plantenbakken en banken op openbare plaatsen gemeente Zundert 2022" en de bijbehorende kaarten.

2. Bewegwijzering

Het college kan het plaatsen van tijdelijke bewegwijzering naar uw evenement toestaan.
Wilt u tijdelijke bewegwijzering plaatsen, dan kunt u dit op het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning aangeven.

Heeft u hier nog vragen over, bel dan 076-599 56 00 of mail naar gemeente@zundert.nl. 

Wilt u uw evenement aanmelden voor onze Evenementenkalender? U kunt dit heel eenvoudig zelf, online regelen. Dit doet u door het formulier 'Evenement aanmelden' in te vullen.

Nodigt u graag een collegelid uit voor een evenement, opening of activiteit? Bijvoorbeeld om iets te openen of een toespraak te houden? Dan kan dat via het formulier ‘Uitnodigingsformulier lid college B en W’.

Wij vragen u het formulier minimaal 8 weken voor het evenement, de opening of activiteit in te vullen. Heeft u verder nog vragen? Neem dan contact met ons op via 076 599 56 00.

Ervaart u geluidsoverlast als gevolg van een evenement? U kunt 24 uur per dag terecht bij de MilieuKlachtenCentrale. In geval van acute overlast kunt u bellen met (073) 681 28 21.

• Heeft u vragen over een aanvraag voor een evenementenvergunning? Bel dan 076 - 599 56 00 of mail naar gemeente@zundert.nl. 

• Het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning kunt u sturen naar het vermelde postbusnummer op het aanvraagformulier of mailen naar gemeente@zundert.nl.